Política de Tratamiento de Datos Personales

Abril Agencia de Viajes
(Este documento establece los lineamientos para el manejo de la información personal en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012)

1. Marco Normativo y Objeto

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Tiene como objeto garantizar que Abril Agencia de Viajes realice el Tratamiento de datos personales dentro del marco legal colombiano, respetando los derechos de los Titulares.

2. Definiciones Clave

• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento (clientes, proveedores, empleados, etc.).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Responsable del Tratamiento: Abril Agencia de Viajes, quien decide sobre la base de datos y su Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información que pueda asociarse a una persona natural.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular (origen racial o étnico, opiniones políticas, datos de salud, datos biométricos, etc.). Requiere un manejo especial.

3. Finalidades del Tratamiento de Datos

Los datos personales recolectados por Abril Agencia de Viajes serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Gestión y Ejecución de Servicios Turísticos: Reservar, expedir, modificar y cancelar tiquetes, alojamiento, seguros de viaje y cualquier otro servicio turístico contratado.
• Cumplimiento Contractual y Legal: Transmitir los datos a aerolíneas, hoteles, operadores turísticos y demás terceros nacionales o internacionales necesarios para la prestación del servicio.
• Comunicación Operacional: Informar sobre el estado de las reservas, cambios en itinerarios, documentación de viaje y solicitudes de PQR.
• Marketing y Fidelización (Con Autorización Expresa): Enviar ofertas, promociones, boletines de viaje y publicidad de productos y servicios de la agencia.
• Facturación y Contabilidad: Gestionar cobros, pagos y reportes tributarios.

4. Tratamiento de Datos Sensibles

Abril Agencia de Viajes solo recolectará Datos Sensibles (ej: información médica o alimentaria necesaria para un viaje o para la póliza de seguro) cuando el Titular lo autorice expresamente, informándole que:

• No está obligado a responder preguntas sobre Datos Sensibles.
• La finalidad de su Tratamiento es la correcta prestación del servicio contratado.

5. Derechos de los Titulares

El Titular (Clientes, Proveedores, etc.) tiene derecho a:

• Conocer, Actualizar y Rectificar sus datos personales ante el Responsable del Tratamiento.
• Solicitar Prueba de la Autorización otorgada, salvo si el Tratamiento está exceptuado por ley.
• Ser Informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la norma.
• Revocar la Autorización y/o Solicitar la Supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual de mantenerlo en la base de datos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos objeto de Tratamiento.

6. Procedimiento para Ejercer los Derechos (PQR)

El Titular debe dirigir su Petición, Consulta o Reclamo (PQR) a la Gerencia de Servicio al Cliente de Abril Agencia de Viajes a través de los canales de contacto especificados al inicio de esta política.

A. Consultas

(Solicitud de Conocimiento, Actualización, Rectificación o Prueba de Autorización)

El Titular debe identificarse y describir claramente la información que requiere.

Término de Respuesta: Máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Si no es posible responder en este término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos y señalando una nueva fecha de respuesta que no podrá exceder de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

B. Reclamos

(Solicitud de Revocación de Autorización o Supresión de Datos)

El Reclamo debe contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que se quiera hacer valer.

Término de Respuesta: Máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible atenderlo en este término, se informará al interesado indicando los motivos y señalando una nueva fecha de respuesta que no podrá exceder de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7. Deberes de Abril Agencia de Viajes

Como Responsable del Tratamiento, nos comprometemos a:

• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos establecidos en la ley.
• Garantizar que la información que se suministre a terceros sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC.

8. Medidas de Seguridad

Abril Agencia de Viajes adopta medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales de sus clientes y colaboradores, asegurando que se mantengan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, previniendo así su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.