Política de Tratamiento de Datos Personales

ABRIL AGENCIA DE VIAJES S.A.S. · NIT 901364013-6
RNT 50091 (Pereira) · RNT 139721 (Bogotá)
Versión 1.0 · Vigente desde el 28 de julio de 2026

1. Objeto y ámbito de aplicación

ABRIL AGENCIA DE VIAJES S.A.S. (en adelante, «la Agencia») adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de informar a los Titulares sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de sus datos personales, así como sobre los derechos que les asisten y los mecanismos para ejercerlos.

Esta Política aplica a la totalidad de los datos personales que reposan en las bases de datos de la Agencia, cualquiera sea el canal por el que hayan sido recolectados, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa:

• Las sedes físicas de Pereira y Bogotá.
• El sitio web abrilagenciadeviajes.com y la totalidad de sus subdominios, páginas de aterrizaje (landing pages) y formularios digitales.
• Los canales de mensajería y telefonía, incluido WhatsApp y los chatbots operados por la Agencia.
• El correo electrónico, las redes sociales y las aplicaciones móviles.
• Los formularios físicos diligenciados en las sedes.

Aplica igualmente a los datos de clientes, prospectos, proveedores, aliados comerciales, trabajadores, colaboradores y aspirantes a vacantes.

2. Normatividad aplicable

La presente Política se expide en cumplimiento de:

• Artículo 15 de la Constitución Política — derecho al habeas data y a la intimidad.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26).
• Ley 2300 de 2023 — canales, horarios y periodicidad permitidos para las comunicaciones comerciales y publicitarias dirigidas a consumidores.
• Ley 1480 de 2011 — Estatuto del Consumidor.
• Ley 679 de 2001 y Ley 1336 de 2009 — prevención de la explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes en el sector turístico.
• Circulares y conceptos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social

ABRIL AGENCIA DE VIAJES S.A.S.

NIT

901364013-6

Naturaleza

Persona jurídica de derecho privado, inscrita en la Cámara de Comercio de Pereira. Objeto social: agencia de viajes y turismo.

Domicilio principal

Pereira, Risaralda, Colombia.

Sede Pereira

Centro Comercial Novacentro, Calle 19 # 5-48, Local 221, Pereira · RNT 50091

Sede Bogotá

Centro Comercial Paseo Villa del Río, Diagonal 57C Sur # 62-60, Local 309, Bogotá D.C. · RNT 139721

Horario de atención

Lunes a viernes: 9:30 a. m. – 6:00 p. m. · Sábados: 10:00 a. m. – 2:00 p. m. · Domingos y festivos: sin atención.

Teléfono y WhatsApp

+57 300 818 0000

Correo para protección de datos

datos@abrilagenciadeviajes.com

Sitio web

abrilagenciadeviajes.com y sus subdominios

La Agencia actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos. Los proveedores tecnológicos y comerciales relacionados en la sección 12 actúan como Encargados del Tratamiento, por cuenta y bajo las instrucciones de la Agencia.

4. Área responsable de la atención al Titular

La Agencia designa al Área de Protección de Datos Personales, adscrita a la Gerencia, como responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales.

Sus funciones son:

• Recibir y tramitar consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización.
• Custodiar y conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas por los Titulares.
• Llevar el registro interno de reclamos y de incidentes de seguridad.
• Velar por el cumplimiento de esta Política y capacitar al personal.

Canal único de contacto: datos@abrilagenciadeviajes.com

5. Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.

Cookie

Archivo que un servidor web envía al dispositivo del usuario que lo visita, con información sobre sus preferencias y pautas de navegación.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

El que no es semiprivado, privado ni sensible. Incluye, entre otros, los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.

Dato semiprivado

El que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar no solo a su Titular sino a un sector determinado, como el dato financiero, crediticio y de actividad comercial.

Datos sensibles

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Píxel de seguimiento

Fragmento de código insertado en un sitio web que permite registrar la interacción del usuario y atribuir eventos a campañas publicitarias o herramientas de analítica.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y sobre el Tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. Se considera igualmente Titular al usuario del sitio web, subdominios, formularios o canales de mensajería de la Agencia que suministre sus datos personales por esos medios.

Transferencia

Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento que implica la comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado y por cuenta del Responsable.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión.

6. Datos personales que se recolectan

La Agencia recolecta únicamente los datos necesarios para cada finalidad, conforme al principio de minimización. Según el propósito, los datos son:

6.1 Prospectos y solicitudes de cotización

A través de formularios web, páginas de aterrizaje, WhatsApp y chatbot:

• Nombre completo.
• Número de WhatsApp o teléfono, incluido el indicativo del país.
• Correo electrónico (opcional).
• Ciudad de salida, destino de interés y ciudad de llegada.
• Mes o fecha tentativa del viaje.
• Número de personas que viajan y si entre ellas hay menores de edad, junto con sus edades.
• Si cuenta con carta de invitación y tiempo estimado de permanencia.
• Motivo del viaje, experiencia previa y observaciones o solicitudes especiales manifestadas voluntariamente por el Titular.
• Datos técnicos de navegación descritos en la sección 14.

6.2 Reservas y prestación del servicio

Además de lo anterior: tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección de domicilio, y los mismos datos respecto de los acompañantes del Titular.

6.3 Facturación

Nombre completo o razón social, número de identificación o NIT, correo electrónico, teléfono y dirección del comprador.

6.4 Pagos

6.5 Perfil del cliente

Preferencias, intereses y gustos de viaje suministrados voluntariamente por el Titular, e historial de servicios contratados con la Agencia.

6.6 Trabajadores, colaboradores y aspirantes

Hoja de vida, nivel de escolaridad, edad, estado civil, características de la vivienda, afiliación a seguridad social e incapacidades médicas. El Tratamiento de estos últimos datos se rige por lo dispuesto en la sección 9.

7. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está sujeto a un régimen de protección reforzada. La Agencia lo realiza únicamente cuando responde al interés superior del menor y asegura el respeto de sus derechos fundamentales, en los siguientes términos:

• Los formularios digitales y los canales de contacto comercial de la Agencia están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad. La Agencia no dirige publicidad a menores de edad.
• Los datos de menores se recolectan únicamente en el marco de la cotización, reserva o prestación de servicios turísticos gestionados por un adulto responsable, y se limitan a lo estrictamente necesario para esa finalidad.
• La autorización para el Tratamiento de estos datos debe ser otorgada por el representante legal del menor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, cuando su madurez lo permita.
• Los datos de menores no se utilizan para actividades de mercadeo, segmentación publicitaria ni creación de audiencias en plataformas de terceros.

Adicionalmente, la Agencia cumple las obligaciones previstas en la Ley 679 de 2001 y la Ley 1336 de 2009 en materia de prevención de la explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes en el sector turístico, conforme a su Política de Protección a Menores.

8. Datos personales de terceros suministrados por el Titular

Cuando el Titular suministre a la Agencia datos personales de terceros —acompañantes de viaje, familiares, menores de edad bajo su responsabilidad, o cualquier otra persona—, declara y garantiza que:

• Cuenta con la autorización previa, expresa e informada de dichos terceros, o con la facultad legal para otorgarla en su nombre.
• Ha informado a esos terceros sobre las finalidades del Tratamiento descritas en esta Política y sobre la forma de acceder a ella.
• Los datos suministrados son veraces, completos y exactos.

El Titular mantendrá indemne a la Agencia frente a cualquier reclamación derivada del incumplimiento de las anteriores declaraciones.

9. Datos sensibles

La Agencia no solicita a clientes ni a prospectos datos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, la vida sexual ni datos biométricos.

El Tratamiento de datos sensibles se limita a los siguientes supuestos, en los cuales se requiere autorización explícita y separada del Titular:

• Datos de salud suministrados voluntariamente por el viajero —condiciones médicas preexistentes, movilidad reducida, alergias o requerimientos especiales— cuando resulten necesarios para la contratación de asistencia médica internacional, la solicitud de asistencia especial ante aerolíneas o la adecuación del servicio turístico. Se tratan exclusivamente para esa finalidad y se comparten únicamente con el proveedor que deba prestar el servicio.
• Datos de salud de trabajadores —incapacidades médicas y recomendaciones laborales— para el control de ausentismo y la ejecución de los programas de promoción y prevención del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015.

10. Finalidades del Tratamiento

10.1 Atención de la solicitud y prestación del servicio

• Recibir, clasificar y atender solicitudes de información y de cotización.
• Asignar la solicitud a una asesora comercial y contactar al Titular por WhatsApp, llamada telefónica, mensaje de texto o correo electrónico, dentro de los canales, horarios y periodicidad permitidos por la Ley 2300 de 2023.
• Elaborar cotizaciones, gestionar reservas, emitir tiquetes y documentos de viaje, y coordinar los servicios contratados con proveedores.
• Prestar soporte antes, durante y después del viaje, y atender peticiones, quejas y reclamos.
• Facturar, recaudar y gestionar el cobro de los servicios.

10.2 Comunicaciones comerciales y mercadeo

• Enviar información sobre destinos, planes, promociones, alianzas, concursos y novedades de la Agencia, previa autorización del Titular y con posibilidad de revocarla en cualquier momento.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios sobre hábitos de consumo, preferencias e interés de compra.
• Ejecutar campañas de mercadeo digital, incluyendo la segmentación de audiencias, el remarketing y la creación de públicos personalizados y similares en plataformas publicitarias de terceros. Para este propósito la Agencia puede compartir con dichas plataformas identificadores del Titular (correo electrónico y número de teléfono) previamente cifrados mediante algoritmos de resumen criptográfico (hash), de modo que la plataforma no reciba el dato en texto claro.
• Medir el desempeño de las campañas publicitarias y del sitio web mediante herramientas de analítica, conforme a la sección 14.

10.3 Gestión interna y cumplimiento legal

• Almacenar, ordenar, clasificar, verificar y analizar la información suministrada, con el fin de mejorar los productos, los servicios y la experiencia del Titular.
• Prevenir, detectar y controlar el fraude en todas sus modalidades.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales y administrativas, y cumplir las obligaciones derivadas del Registro Nacional de Turismo, la Aeronáutica Civil, las autoridades migratorias y la normativa contable y tributaria.
• Gestionar los procesos de selección, contratación y administración de personal.

11. Autorización del Titular

El Tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. La Agencia obtiene y conserva dicha autorización a través de cualquiera de los siguientes mecanismos:

• Casilla de verificación no premarcada en los formularios digitales del sitio web, sus subdominios y sus páginas de aterrizaje, cuya marcación es requisito para el envío del formulario.
• Documento físico firmado en las sedes de la Agencia.
• Mensaje de correo electrónico o de aplicación de mensajería en el que el Titular manifiesta su consentimiento.
• Grabación de la llamada telefónica en la que se otorga el consentimiento, previa advertencia al Titular.
• Conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Prueba de la autorización. La Agencia conserva, para cada autorización otorgada por medios digitales, el registro de la fecha y hora, el canal, la constancia de la aceptación y la versión de esta Política vigente en ese momento. Esta información se conserva mientras se mantenga el Tratamiento y por el término legal de prescripción de las obligaciones.

La autorización no será necesaria cuando se trate de: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial; (ii) datos de naturaleza pública; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, de forma total o parcial, conforme al procedimiento de la sección 16.

12. Encargados del Tratamiento

12.1 Categorías de encargados

Para operar sus procesos, la Agencia se apoya en proveedores tecnológicos y comerciales que actúan como Encargados del Tratamiento, bajo sus instrucciones y con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Las categorías son:

• Servicios de base de datos y almacenamiento en la nube.
• Servicios de automatización de flujos de trabajo.
• Plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y de mensajería empresarial.
• Servicios de construcción y alojamiento de páginas web y páginas de aterrizaje.
• Herramientas de analítica web y medición de tráfico.
• Plataformas de publicidad digital y redes sociales.
• Pasarelas de pago.
• Aerolíneas, hoteles, operadores turísticos, aseguradoras y demás proveedores necesarios para ejecutar los servicios de viaje contratados.

12.2 Listado de proveedores vigentes

Última actualización de este listado: 28 de julio de 2026.

La Agencia exige a sus Encargados el cumplimiento de las condiciones de seguridad y confidencialidad previstas en la Ley 1581 de 2012 y suscribe con ellos los acuerdos correspondientes.

Este listado se actualiza cuando la Agencia incorpora o retira proveedores. La modificación de este listado no implica un cambio en las finalidades del Tratamiento y, por lo tanto, no requiere una nueva autorización del Titular, siempre que las finalidades descritas en la sección 10 permanezcan inalteradas.

13. Transferencia y transmisión internacional de datos

Como consecuencia del uso de los servicios relacionados en la sección 12, los datos personales del Titular son almacenados y procesados fuera del territorio colombiano.

El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo en los casos allí exceptuados, entre los cuales se encuentra la autorización expresa e inequívoca del Titular. La Superintendencia de Industria y Comercio determina, mediante circular, los países considerados con nivel adecuado de protección.

La Agencia no vende, arrienda ni comercializa las bases de datos ni la información personal de los Titulares. La información solo se revela a autoridades cuando media orden judicial o requerimiento legal.

14. Cookies, píxeles y tecnologías de seguimiento

El sitio web de la Agencia, sus subdominios y sus páginas de aterrizaje utilizan cookies propias y de terceros, así como píxeles de seguimiento.

14.1 Herramientas utilizadas

14.2 Información recolectada

Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen del tráfico, identificadores de campaña y de evento, e interacciones con los formularios.

14.3 Gestión y control por parte del Titular

El Titular dispone de los siguientes mecanismos para controlar estas tecnologías:

• Configurar su navegador para bloquear, restringir o eliminar las cookies almacenadas, así como para navegar en modo privado. Esta acción puede afectar el funcionamiento de algunas secciones del sitio.
• Administrar sus preferencias de publicidad y de medición directamente en los ajustes de su cuenta de Google y de Meta, y utilizar los complementos de exclusión que estas compañías ponen a disposición del público.
• Solicitar información adicional sobre el uso de estas tecnologías escribiendo a datos@abrilagenciadeviajes.com.

La Agencia se encuentra implementando un mecanismo de consentimiento previo de cookies en su sitio web. Una vez esté en funcionamiento, esta sección será actualizada para describirlo.

15. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Agencia.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe dicho requisito.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Acceder en cualquier momento a esta Política y conocer el canal para ejercer sus derechos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida. La revocatoria puede ser total o parcial; en este último caso, el Titular debe indicar la finalidad específica sobre la que recae.
• Solicitar no ser contactado con fines comerciales o publicitarios, sin que ello afecte la atención de un servicio ya contratado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Agencia.

16. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal único: datos@abrilagenciadeviajes.com

16.1 Requisitos de la solicitud

La solicitud debe contener: nombres y apellidos completos del Titular, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico y teléfono de contacto, descripción clara del objeto de la solicitud y los documentos de soporte que se quieran hacer valer. Cuando la solicitud tenga por objeto la rectificación o actualización, el Titular debe indicar las correcciones que deben efectuarse. La Agencia verificará la identidad del solicitante antes de dar trámite.

16.2 Plazos de respuesta

16.3 Reclamos incompletos

Si el reclamo resulta incompleto, la Agencia requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

16.4 Constancia de reclamo en trámite

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

16.5 Requisito de procedibilidad

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Agencia.

17. Seguridad de la información e incidentes

La Agencia adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas:

• Control de acceso por roles y credenciales individuales, con segregación de llaves de acceso entre los entornos públicos y los entornos administrativos.
• Cifrado de la información en tránsito mediante protocolo HTTPS/TLS.
• Restricción de la consulta pública de las bases de datos: los formularios permiten registrar información, pero no consultarla ni modificarla.
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y con los terceros que acceden a la información.
• Copias de respaldo periódicas y registro de las operaciones realizadas sobre las bases de datos.
• Capacitación del personal en protección de datos personales.

17.1 Gestión de incidentes

En caso de presentarse una violación de los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información, la Agencia informará el hecho a la Superintendencia de Industria y Comercio y notificará a los Titulares afectados, indicando la naturaleza del incidente, los datos comprometidos y las medidas adoptadas. La notificación se realizará dentro de los términos y por los medios que la autoridad determine.

17.2 Recomendaciones al Titular

Sin perjuicio de las medidas adoptadas por la Agencia, se recomienda al Titular:

• Verificar siempre que el dominio del sitio web y del remitente de los correos corresponda a abrilagenciadeviajes.com, dado que existen correos y sitios con dominios falsos o clonados.
• Evitar suministrar datos personales o financieros desde computadores de uso público.
• No entregar información personal a terceros que se identifiquen como funcionarios de la Agencia sin verificar su identidad por los canales oficiales.

18. Vigencia, conservación y actualización

Entrada en vigencia. La presente Política rige a partir del 28 de julio de 2026 y reemplaza íntegramente cualquier versión anterior.

18.1 Vigencia de las bases de datos y plazos de conservación

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y las obligaciones legales aplicables, conforme a los siguientes plazos:

Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible, salvo obligación legal de conservarlos.

18.2 Actualización de la Política

La Agencia se reserva el derecho de modificar esta Política. La versión vigente estará siempre disponible en esta página. Cuando la modificación se refiera a la identidad del Responsable o a las finalidades del Tratamiento, la Agencia comunicará el cambio a los Titulares y solicitará una nueva autorización antes de aplicar las nuevas finalidades. Se recomienda al Titular consultar periódicamente esta página.

18.3 Control de versiones

Identificador de versión para registro de consentimiento: v1.0-2026-07

ABRIL AGENCIA DE VIAJES S.A.S. · NIT 901364013-6 · RNT 50091 · RNT 139721
Pereira y Bogotá, Colombia · datos@abrilagenciadeviajes.com